Hur hanterar jag underpresterande medarbetare?

Många ledare ställer sig väl ofta frågan hur man skall hantera personer som inte presterar väl. Här kommer ett relativt långt blogginlägg där frågan berörs. Vi försöker att gå lite på grunden och börjar till och med snudda på hur, inte enbart vad. Läs och ställ gärna följdfrågor så skall vi göra vårt bästa för att försöka hjälpa dig att bli en bättre ledare.

Att hantera personal som inte presterar är en viktig del av att vara ledare och kan vara utmanande. Här är några steg som du kan ta för att hantera situationen:

1. Identifiera problemet: Försök att ta reda på orsaken till varför personalen inte presterar. Är det på grund av bristande kompetens, bristande motivation, bristande resurser eller något annat?

Ok det låter lätt att identifiera problemet, men hur gör jag det på bästa sätt?

• Observera den anställda när de utför sitt arbete. Försök att identifiera om det finns några specifika uppgifter eller omständigheter som leder till bristande prestation.

• Analysera resultatdata, produktionsdata eller andra relevanta mätvärden för att se om det finns några tydliga trender eller mönster som kan förklara bristande prestation.

• Fråga den anställda själv om vad som hindrar dem från att prestera på en högre nivå. De kan ha en insikt som du inte har tänkt på.

• Tala med andra medarbetare och ledare för att få deras perspektiv på situationen. De kanske har sett något som du har missat eller kan erbjuda värdefulla idéer och lösningar.

• Använd bedömningsverktyg, som till exempel prestationsevalueringar eller arbetsprov, för att bedöma den anställdas kompetens och prestation.

Genom att använda en kombination av dessa tekniker, bör du kunna identifiera vad som orsakar bristande prestation och utveckla en plan för att lösa problemet.

Ok, finns det någon övning som kan hjälpa till med ovanstående? Vill gärna vet lite mer om huret i detta?

Det finns givetvis bra övningar att göra tillsammans med medarebetaren, här är ett exempel på hur du kan lägga upp en övning

• Skapa en lista över den anställdas ansvarsområden: Börja med att skapa en lista över den anställdas uppgifter och ansvarsområden.

• Utvärdera prestationen: Utvärdera den anställdas prestation inom varje ansvarsområde. Bedöm deras prestation på en skala från 1-10, där 1 är mycket underpresterande och 10 är utmärkt prestation.

• Be den anställda att utvärdera sin egen prestation: Be den anställda att utvärdera sin egen prestation inom varje ansvarsområde. Be dem att bedöma sin prestation på samma skala som du använder. Be dem också att ge en kort beskrivning av hur de ser på sin prestation och vilka utmaningar de står inför.

• Jämför självutvärderingen med din bedömning: Jämför den anställdas självutvärdering med din egen bedömning. Jämför resultaten för varje ansvarsområde och notera skillnader och likheter i bedömningarna.

• Identifiera orsaker: Fråga dig själv och den anställda vad som orsakar eventuella skillnader i bedömningarna och varför bristande prestation förekommer. Är det en fråga om kompetens, motivation, resurser, processer eller något annat?

• Prioritera orsakerna: Prioritera orsakerna baserat på deras betydelse och påverkan på prestationen.

• Utveckla en handlingsplan: Utveckla en handlingsplan för att åtgärda orsakerna. Detta kan inkludera att ge träning, tillhandahålla mer resurser eller förbättra processer. Det kan också innebära att ge feedback och stöd till den anställda för att hjälpa dem att förbättra sin prestation.

Genom att inkludera den anställdas självutvärdering i övningen, får du en bättre förståelse för den anställdas perspektiv och kan använda detta för att utveckla en handlingsplan som tar hänsyn till deras synpunkter och erfarenheter. Det kan också hjälpa till att främja öppen kommunikation mellan dig och den anställda och skapa en mer samarbetsinriktad arbetsmiljö.

2. Kommunicera tydligt: Det är viktigt att du kommunicerar tydligt med den anställda om vad som förväntas av dem och vilka resultat de behöver uppnå. Se till att detta görs på ett tydligt och konstruktivt sätt.

Självfallet finns det hjälp med huret även här, nedan följer lite enkla punkter för hur du kan kommunicera med den anställde.

• Förberedelse: Innan du har mötet med den anställde, ta dig tid att samla in data och förbereda dig för mötet. Skriv ner dina observationer och bedömningar av den anställdas prestation, var specifik och fokusera på faktiska prestationer. Samla in exempel på när prestationen varit bra och när den har varit mindre bra. Tänk också igenom hur du vill att mötet ska gå och vad du vill uppnå.

• Bjud in den anställde till ett möte där ni kan diskutera deras prestation.

• Inled mötet genom att tacka den anställde för deras tid och engagemang i företaget. Berätta att du har samlat in information om deras prestation och vill diskutera detta med dem.

• Presentera din bedömning av den anställdas prestation och använd de exempel och data du har samlat in. Var specifik och tydlig om vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.

• Ge den anställde möjlighet att uttrycka sin syn på sin prestation och eventuella utmaningar de står inför. Lyssna uppmärksamt och visa förståelse.

• Diskutera olika möjliga lösningar tillsammans med den anställde. Fråga vad de tror behöver förbättras och vad de tror kan hjälpa till att förbättra prestationen. Dela dina idéer och förslag på hur prestationen kan förbättras.

• Skapa en handlingsplan tillsammans med den anställde. Sätt upp realistiska mål och tidsramar för att förbättra prestationen. Dela också vilket stöd eller resurser som kommer att finnas tillgängliga för den anställde för att hjälpa dem att nå målen.

• Avsluta mötet genom att sammanfatta vad som diskuterats och vad som kommer att göras. Tacka den anställde för deras engagemang och samarbete.

Genom att kommunicera tydligt och öppet med den anställde om deras prestation, kan ni tillsammans arbeta för att förbättra prestationen. Det är viktigt att skapa en öppen och positiv arbetsmiljö där den anställde känner sig stödd och motiverad att förbättra sin prestation.

3. Sätt upp mål: Sätt upp realistiska mål tillsammans med den anställda. Detta kommer att ge dem en tydlig riktning att arbeta mot och möjlighet att fokusera på att uppnå målen.

Här följer en enkel övning hur du sätter upp mål tillsammans med medarbetaren

• Reflektera: Innan mötet, reflektera över vad som behöver förbättras och vilka mål som ska sättas upp. Var tydlig med vad som förväntas av den anställde och vilka resultat som behöver uppnås. Tänk också på vilka stöd eller resurser som kan hjälpa till att uppnå målen.

• Bjud in den anställde till ett möte där ni kan sätta upp mål tillsammans.

• Diskutera mål: Diskutera tillsammans med den anställde vilka mål som behöver sättas upp och varför det är viktigt att uppnå dem. Fokusera på specifika, mätbara mål som är realistiska och tidsbundna.

• Skapa en handlingsplan tillsammans med den anställde. Definiera vilka steg som behöver tas för att uppnå målen och vilka resurser eller stöd som behövs. Se till att både du och den anställde har en tydlig bild av vad som förväntas och vilka resultat som behöver uppnås.

• Följ upp på målen regelbundet och utvärdera prestationen tillsammans med den anställde. Använd dessa möten som tillfällen att ge feedback, ge positiv förstärkning för goda prestationer och identifiera områden som behöver förbättras. Anpassa handlingsplanen om det behövs.

Genom att sätta upp mål tillsammans med den anställde och skapa en handlingsplan för att uppnå dem, kan ni arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål. Detta ger den anställde en känsla av engagemang och motivation och gör att de känner sig mer involverade i sin egen prestation och utveckling.

4. Ge feedback: Ge regelbunden feedback till den anställda, både positiv och negativ. Detta kommer att hjälpa dem att förstå vad de gör bra och vad som behöver förbättras.

• Planera: Innan feedback-mötet, planera vad du vill säga. Tänk på specifika exempel på både positiva och negativa prestationer som du kan använda för att illustrera dina poänger.

• Inledning: Inled mötet genom att förklara varför du vill ge feedback och betona att ditt mål är att hjälpa den anställde att förbättra sin prestation. Ge också en övergripande bild av feedbacken du kommer att ge.

• Positiv feedback: Börja med att ge positiv feedback och berätta för den anställde vad de har gjort bra och varför det har varit värdefullt för organisationen. Använd specifika exempel och var så konkret som möjligt.

• Konstruktiv feedback: Ge sedan konstruktiv feedback genom att beskriva de områden där den anställde kan förbättra sin prestation. Använd också specifika exempel och var tydlig med vad som behöver ändras och varför.

• Frågor: Ge den anställde möjlighet att ställa frågor och diskutera feedbacken. Lyssna på deras synpunkter och svara på deras frågor.

• Avslutning: Avsluta mötet genom att sammanfatta feedbacken och betona att ditt mål är att hjälpa den anställde att förbättra sin prestation. Ge också några konkreta steg som den anställde kan ta för att förbättra sin prestation.

Genom att ge både positiv och konstruktiv feedback, kan du hjälpa den anställde att identifiera sina styrkor och områden som behöver utvecklas. Detta ger dem en känsla av engagemang och motivation och gör att de känner sig mer involverade i sin egen prestation och utveckling.

5. Ge stöd: Se till att den anställda har tillräckligt stöd för att kunna utföra sitt arbete. Detta kan inkludera träningsmöjligheter eller stöd från andra medarbetare.

Här följer några exempel på stöd du kan ge till medarbetare som behöver öka sin prestation:

Utbildning: Att ge medarbetarna möjlighet att delta i utbildningar, kurser och seminarier är ett bra sätt att ge stöd och utveckla deras färdigheter.

• Coachning: Genom att ge medarbetarna individuell coachning kan du hjälpa dem att utveckla och förbättra specifika färdigheter eller att hantera situationer på ett effektivt sätt.

• Mentorskap: Att koppla samman en medarbetare med en mentor kan hjälpa dem att lära sig av en erfaren person och få stöd och råd i sin utveckling.

• Feedback: Att ge konstruktiv feedback på prestationer och att identifiera områden för förbättring kan hjälpa medarbetare att fokusera på att förbättra sin prestation.

• Resurser: Att tillhandahålla de resurser som medarbetaren behöver för att utföra sitt arbete kan hjälpa dem att uppnå sina mål, till exempel tillgång till tekniska verktyg eller information.

• Flexibilitet: Att vara flexibel med arbetstider och arbetsuppgifter kan hjälpa medarbetare att hitta balans mellan arbete och privatliv samt att utforska och utveckla nya områden.

• Upptäcka karriärmöjligheter: Att hjälpa medarbetare att identifiera karriärmöjligheter inom organisationen och att ge dem stöd och rådgivning för att nå sina karriärmål kan hjälpa till att öka motivation och engagemang.

Det finns många olika sätt att ge stöd till dina medarbetare, och det är viktigt att hitta det som fungerar bäst för varje individ och situation.

6. Hantera konflikter: Om det uppstår konflikter, försök att lösa dem på ett positivt sätt. Var lyhörd och försök att hitta en lösning som fungerar för alla parter.

Nu följer några punkter du kan använda när det gäller att hantera konflikter på arbetsplatsen

• Identifiera konflikten: Ta tid att identifiera vad konflikten handlar om och varför den har uppstått. Det kan vara användbart att göra en lista över de faktorer som bidrar till konflikten.

• Planera mötet: Boka en tid och plats för mötet med de involverade parterna. Det kan vara användbart att be dem att förbereda sina åsikter och synpunkter på förhand.

• Skapa en trygg miljö: När mötet börjar är det viktigt att skapa en trygg och positiv atmosfär där alla känner sig bekväma att uttrycka sina åsikter och känslor.

• Lyssna aktivt: När parterna börjar diskutera sina synpunkter, se till att du lyssnar aktivt. Det betyder att du visar intresse och förståelse för vad de säger och att du bekräftar att du har hört vad de har sagt.

• Be om förslag: När alla har fått möjlighet att uttrycka sina åsikter, be om förslag på hur man kan lösa konflikten på ett positivt sätt. Var öppen för nya idéer och lösningar.

• Kom överens om en lösning: Efter att ha hört alla synpunkter och förslag, hjälp till att hitta en lösning som fungerar för alla parter. Försök att hitta en lösning som är realistisk och praktiskt genomförbar.

• Följ upp: Efter mötet är det viktigt att följa upp och se till att lösningen fungerar. Be om feedback och tänk på att det kan behövas justeringar längs vägen.

Att hantera konflikter på arbetsplatsen är en viktig uppgift som kräver tålamod, öppenhet och lyhördhet. Genom att använda denna övning kan du hjälpa till att skapa en positiv och konstruktiv arbetsmiljö där alla känner sig trygga och respekterade.

7. Vidta åtgärder: Om den anställda fortsätter att underprestera trots stöd och feedback, kan det vara nödvändigt att vidta åtgärder. Detta kan inkludera att ta bort arbetsuppgifter, förändra arbetstider eller till och med avsluta anställningen.

Kom ihåg att det är viktigt att vara konsekvent i dina åtgärder och att se till att alla anställda behandlas på ett rättvist sätt.